>>Phát triển văn hóa công ty - Vì sao quan trọng?


Kỹ năng phản hồi và đưa ra ý kiến là kỹ năng không thể thiếu trong công việc, đặc biệt là đối với người lãnh đạo. Phản hồi là bạn phải làm sao để kích thích động lực làm việc của mỗi cá nhân, gắn kết mục tiêu của mỗi cá nhân với mục tiêu chung của doanh nghiệp.

1. Đưa ra những phản hồi tích cực

Là người lãnh đạo bạn cần phải thường xuyên có những phản hồi tích cực với những nhân viên của mình. Bởi hầu hết các nhân viên đều muốn nhận được những lời khen từ sếp. Tuy nhiên, nếu đó là những phản hồi tiêu cực thì bạn cần phải giải thích nhẹ nhàng và thân thiện để họ dần dần nhận ra khuyết điểm của mình chứ không phải là trách móc quá đáng. Bởi nếu làm vậy, họ sẽ không những không rõ được khuyết điểm của mình mà tệ hơn là họ có thể mất hết niềm tin vào bạn, hoặc kết cục đáng buồn là họ sẽ rời bỏ công ty của bạn. 

2. Hãy dành cho nhân viên những lời khen đặc biệt

Phản hồi là để cho các nhân viên thấy được họ cần phải phấn đấu thêm điều gì và hạn chế điều gì. Vì thế nói công việc nhiều không có nghĩ là họ phải hoàn thành nhiều. Hãy nói chính xác cái mà họ đã làm và thừa nhận những thành quả của họ.  Và dựa trên những thành quả đó, bạn có thể nhắc lại cho những người khác để làm theo những điểm tốt này.

3. Khen tại những cuộc họp

Tự tự tin và hãnh diện của nhân viên sẽ được nâng cao hơn khi họ được khen trước các đồng nghiệp của mình. Hãy nghĩ đến những nhân viên điển hình của tháng. Dành cho họ những lời khen, nhắc đến những thành quả mà nhân viên đó đạt được trong các cuộc họp công ty, trên các bài báo, hoặc các email gửi nhân viên và thậm chí là cả những cuộc gặp với khách hàng. Nếu bạn thực sự muốn gây ấn tượng, hãy vỗ thật nhẹ vào vai nhân viên đó để nhấn mạnh trước các nhân viên khác.

Từ những phàn hồi tiêu cực của một số lãnh đạo, chúng ta có thể rút ra một quy luật vàng sau:  Đối xử với người khác như là theo cách mà bạn muốn họ đối xử với bạn.

Để đưa ra phản hồi có tính xây dựng bạn cần phải biết được cách để làm người khác dễ tiếp thu. Khi đưa ra những nhận xét và phê bình, bạn cần phải chú ý đến tính cách của nhân viên đó để họ có thể đáp lại bạn những câu trả lời có tính tích cực. Nếu bạn không nhận thấy được những thành quả của họ, không nhận ra những thách thức trong công việc và tham vọng của nhân viên, chắc chắn bạn sẽ không thể thành công trong vai trò lãnh đạo.

Vì thế, khi đưa ra ý kiến phản hồi, bạn cần lưu ý:

- Trong khi, ở những nơi đông người, những thông tin mới luôn luôn được mọi người thích thú và đón nhận thì ngược lại tại công sở, những khuyết điểm của mỗi cá nhân lại là những thông tin tồi tệ nhất mà họ chẳng muốn nghe chút nào.

- Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng có nhiều cách giao tiếp với đối tác chứ không nhất thiết chỉ bằng lời nói. Bạn có thể hiểu rằng những phản hồi sẽ có tác dụng hơn nếu kết hợp với ngôn ngữ cơ thể của bạn.

- Đừng bao giờ có những phản hồi tiêu cực qua email. Email thường được gửi có tác dụng tiết kiệm thời gian nhưng nó lại có những ảnh hưởng ngược lại trong trường hợp này. Khi một nhân viên nhận được phản hồi tiêu cực từ phía sếp, họ sẽ rất bực tức. Họ sẽ đọc nó vài lần, đi nói với các đồng nghiệp và có lẽ hiểu nó một cách không đúng về các email. Vì thế, hãy tạo một cuộc nói chuyện ngắn gọn và phân tích cho nhân vien đó hiểu vấn đề.

- Khi bạn đưa ra những phản hồi tiêu cực, bạn thường thất vọng bởi những khuyết điểm của đồng nghiệp không mang lại lợi ích cho công ty, Và bạn cứ lặp đi lặp lại điệp khúc “anh đã làm điều này hoặc anh đã làm điều nọ” khiến cho nhân viên đó luôn luôn cảm thấy như mình bị tra tấn bởi những lời nói không mấy dễ chịu đó. Những từ ngữ bạn có thể dùng để chỉ trích nhân viên đó suốt là “tôi biết anh đang làm điều này, nhẽ ra anh phải học tập anh Y chứ”. Điều đó tạo những ấn tượng tiêu cực cho nhân viên của bạn. Do vậy, hãy để nhân viên của mình cảm thấy thoải mái khi giải thích những điều đã xảy ra và tìm cách giả quyết chứ không phải tạo áp lực cho họ.

- Lịch sự, nhã nhặn khi đưa phản hồi cho nhân viên sẽ làm cho họ cảm thấy mình được đề cao (với những phản hồi tích cực) và được tôn trọng (với những phàn hồi tiêu cực)

hien trang